Pautas para arrancar con éxito un programa de transformación

3. Iniciar la PMO y fijar el plan de gobernanza

La gobernanza y el marco del proceso de la PMO deben incluirse en el pliego, idealmente en la asignación de responsabilidades e hipótesis. Los equipos experimentados ya tendrán la PMO y el proceso de gobierno en marcha antes del primer día del programa, pero por desgracia, y con demasiada frecuencia, este no es el caso.

Sea cual sea su situación, el proceso de ejecución, desde el pliego de condiciones hasta la ejecución real, debe transcurrir sin demora. La ejecución dependerá de la experiencia del proveedor, la disponibilidad de recursos y los términos del pliego. La experiencia demuestra la velocidad de la oficina de gestión de proyectos y la ejecución de la gobernanza, definida como velocidad y dirección, y se impulsará con el liderazgo y las expectativas declaradas del cliente.

Hay muchas cosas en las que trabajar con respecto a su oficina de gestión de proyectos, pero algunos de los puntos clave que más importan incluyen:

• Poner en marcha el proceso de gobernanza. Este aspecto se mejorará durante el programa.
• Establecer el registro RAID (riesgos, acciones, problemas, decisiones) : realizar un seguimiento y escalar según sea necesario. Los proveedores pueden aportar sus herramientas y cuadros de mando, pero no espere si puede utilizar Excel o Smartsheet desde el primer día.
• Completar el plan de proyecto integrado inicial: iniciar el proceso de mantenimiento del plan de proyecto integrado.
• Comenzar a elaborar informes de estado: al principio serán anémicos, pero hay que empezar por algún sitio para mejorar los informes.
• Revisar, cuando proceda, modificar la gestión financiera del programa y la consecución del caso de negocio, así como habilitar los procesos de seguimiento.

Consejo profesional: incluir y describir claramente estos pasos en la matriz de responsabilidades del pliego y hacer referencia a los temas en la sección de supuestos. Asignar un recurso financiero interno para gestionar y prever las finanzas del programa junto con el recurso del proveedor.